Jak efektivně vyřešit povinnosti při správě majetku v režimu HOME OFFICE?

Každá krizová situace je současně i možnou příležitostí, jak začít dělat věci jinak a pokud možno i lépe.

V „postkoronavirové“ době s velkou pravděpodobností nastane situace, kdy si management firem bude muset mimo jiné položit i následující otázky:

• Jak v podobných krizových situacích, kdy bude ztíženo, nebo nemožné osobní setkání, zajistit ve firmách legislativní povinnosti typu BOZP, PO, revize VTZ, ŽP, atd.?
• Jak plnit tyto povinnosti v režimu home office?
• Jak zajistit evidenci všech legislativních povinností, nejlépe v digitalizované podobě a uhlídat všechny povinné termíny i přestože nemám kompletní tým?
• Kde mám všechny tyto povinnosti evidovány a kde je rychle najdu?
• Jak zajistit zastupitelnost zaměstnanců při správě majetku a předávání informací v případě nemoci nebo odchodu zaměstnance?
• Jak mám v souvislosti se zastupitelností ve firmě vyřešenu trestněprávní odpovědnost za majetek a procesy?
• Můžu se svým externím dodavatelem (OZO, údržbové a úklidové společnosti) komunikovat elektronicky a omezit tak osobní kontakt?

Ve firmách jsou zavedeny podnikové informační systémy v oblasti ERP, CRM, HRM, atd. ale v oblasti správy majetku (facility management) jsou tyto systémy zatím poměrně velkou neznámou a v mnohých firmách stále vítězí „tužka, papír, šanon“…v pokrokovějším případě excel, ale ten má své limity…

Odpovědí na předchozí otázky je digitalizace dat také v oblasti facility managementu a případné elektronické propojení vlastníka majetku a zaměstnavatele v „jedné osobě“ s externím dodavatelem služeb v podobě sofistikovaného informačního systému (CAFM).

Jedním z takových sofistikovaných CAFM systémů je SWKLID, který umožnuje vlastníkovi majetku a současně i externímu dodavateli následující činnosti:

• Evidenci kompletní revizní činnost k VTZ (vyhrazené technické zařízení), BOZP, PO, ŽP atd.
• Technickou údržbu a správu zařízení a budov (preventivní a mimořádná údržba)
• Úklidové služby
• Přehledný harmonogram všech naplánovaných procesů
• Pasportizaci prostorovou, technickou a technologickou
• Správu vozového parku (Fleet management)
• Elektronické sdílení dat vlastníka majetku s externím dodavatelem (revize VTZ, údržba, úklidy)
• Ochranu statutárních zástupců a zodpovědných osob před trestněprávní zodpovědnosti
• Požadavkový systém – interní údržbový helpdesk
• Energetický management
• Aplikace na QR kódy pro smartphone pro snadnější a rychlejší záznamy o údržbě

Vladimir Baletka
obchodní ředitel pro Moravu a Slovensko