I facility dodavatelé musí postupně elektronizovat dokumentaci, digitalizace se týká všech oborů

Trochu s nadhledem jsme se podívali na argumenty, proč je na čase začít uvažovat o elektronizaci a automatizaci i z pohledu facility dodavatele, pracovně jím říkejme „revizáci“.  

Co myslíte uvažuji správně?

· Odhaduji že tak do 5 let bude každý vlastník majetku (zákazník „revizáka“) mít svůj systém na řízení správy majetku a bude chtít od všech svých dodavatelů, aby mu data dávali do toho jeho systém elektronickou cestou (protokoly z revizi atd).

· Převažující % to budou aplikace našeho typu (SaaS aplikace), do kterých budou tyto dodavatelé elektronické dokumenty nahrávat. Důvod je jednoduchý, jsou dostupné finančně, a proto si to do 5 let bude moci dovolit většina organizací vlastnící majetek.

· Vlastníka majetku nebude zajímat 30 různých SW jeho 30 dodavatelů, které umožňují 30 náhledů. On chce mít vše na jednom místě u sebe v jeho systému.  Jedním z hlavních důvodů je to, že on za to trestně odpovídá a nemůže se spoléhat na to, že mu to hlídají dodavatelé. A zároveň nemá šanci hlídat vše v 30 různých aplikacích jeho dodavatelů. Proto si pořizuje systém, aby měl vše na jednom místě. Legislativa hovoří jasné – on je trestně odpovědný a jeho úkolem je minimálně kontrolní činnost, ať mu dané činnosti to zařizuje externě kdokoliv. 

· Je to stejné jako přechod na elektronickou fakturaci, elektronické podepisování, DMS systémy. Vše se elektronizuje, a tak i „revizáci“ musí k tomuto kroku přistoupit.

· Každý „revizák“ si dříve nebo později bude muset pořídit elektronický podpis od kvalifikovaného poskytovatele certifikačních služeb. Je to stejné jako datová schránka, elektronické bankovnictví, chytré mobily…pokrok se prostě zastavit nedá. Jediné co se dá je přistoupit na změnu a naučit se to.

· Častým argumentem, který slýcháme je, že ze strany státního orgánu je vždy požadován „papír s kulatým razítkem“. To však není pravda, je to jen výmluva a neochota přijmout to, že elektronický dokument označený elektronickým podpis od kvalifikovaného poskytovatele certifikačních služeb je plně legislativně dostatečný

A tak krátká výzva pro všechny facilitní, revizní, servisní organizace. Jak jste připraveni na tuto změnu, na digitalizaci, které nevyhnutelné přichází? A navíc která v minulém roce obrovsky zrychlila krok.