10 největších chyb při správě majetku

Naše praxe v nastavování Systémů správy majetku v organizacích nám dává možnost posoudit, jak jednotlivé firmy mají nebo nemají procesy nastavené. Analýzy aktuálního stavu zajištění, které vždy na začátku projektu provádíme nám ukazují, že problémy a chyby se opakují společnost za společností.

A tak jsme si řekli, pojďme si udělat vyhodnocení, statistiku „nejčastějších chyb“  jak je vnímáme my, naši analytici, implementátoři, obchodníci a partneři. Zeptali jsme se také ale našich klientů, jaké problémy jim náš KLID vyřešil. Bylo to velice cenné zjištění a tak se s ním rádi podělíme.

1. Nelze pořádně zkontrolovat a zmapovat, zda je hotové vše, co hotové má být.
2. Není jasný plán práce pro jednotlivé pracovníky
3. Není přehled o tom, zda zjištěné závady z revizí se odstranily nebo neodstranily, kolik jich je a v jakém stavu řešení jsou.
4. Vzniká chaos v tom, kdo co chce a jakou to má prioritu. Potřebné informace se k odpovědným osobám dostávají neúplné a mnoha způsoby – email, porada, telefon, osobní předání atd.
5. Chaos v dokumentaci – není přehled, kde jsou uložené dokumenty a data v elektronické nebo papírové podobě, ztrácí se a znehodnocují potřebné dokumenty k technologiím.
6. Nevede se řádná evidenci o operativních poruchách, údržbách, jejich vyřešení, zárukách. Nestíhá se evidovat a nebo se to pokaždé eviduje jinak a jinde.
7. Není celkový přehled o strojích, majetku, procesech, odpovědných osobách, dokumentech.
8. Není nastavena řádná zastupitelnost, většina aktivit stojí a padá s jednotlivými zaměstnanci.
9. Nejsou známy celkové náklady na správu – revize, opravy, prohlídky, servisy
10. Údržba není součástí plánů výroby a je z důvodů výrobních priorit často odkládána

A jak to vidíte vy, poznáváte se nebo již máte vyřešeno?

Je klíčové si přiznat, že majetek je jedním z největších aktiv všech organizací a je až zarážející, jak významné chyby se v systému správy majetku připouští a považují za normální proces.

Podívejme se příkladem na tyto chyby z pohledu procesů zákaznických. Dokážete si třeba představit u zakázky pro klienty že:

• Nelze pořádně zkontrolovat a zmapovat, zda jsou zakázky hotové všechny, co hotové mají být.
• Není jasný plán práce pro jednotlivé pracovníky, na jakých zakázkách mají pracovat a kdy.
• Není přehled o tom, zda zjištěné reklamace zákazníka odstranily nebo neodstranily, kolik jich je a v jakém stavu řešení jsou.
• Vzniká chaos v tom, jaký zákazník co požaduje a jakou to má prioritu. Potřebné informace se k odpovědným osobám dostávají neúplné a mnoha způsoby – email, porada, telefon, osobní předání atd.
• Nevede se řádná evidenci o operativních změnách v zakázkách a jejich vyřešení. Nestíhá se evidovat a nebo se to pokaždé eviduje jinak a jinde.
• Není celkový přehled o zakázkách, procesech, odpovědných osobách, dokumentech.
• Není nastavena řádná zastupitelnost, většina aktivit stojí a padá s jednotlivými zaměstnanci.
• Nejsou známy celkové náklady na zajištění zakázky.
• A třeba na závěr – „obchod a marketing není součástí plánů a je z důvodů výrobních priorit často odkládán“

Co na to říkáte?

To by asi klient nebyl rád a organizaci by dříve nebo později zanikla. Ano klient platí a zakázky nás živí. Ale aby klient platil a zakázky byla zajištěna nelze to zajistit bez motoru, který tu zakázku ke klientovi „doveze“. A tím „motorem“ je přeci „majetek“. Když se chci starat o klienta a zakázky, musím se starat i o ten motor. Tak to prostě je.

Čím více chyb dovolím, tím více motor nepojede. Čím více motor nepojede tím později (a nebo vůbec) splním přání klientů.