Implementace softwaru SW KLID ve společnosti zabývající se logistikou

Dnes jsme si pro vás připravili názorný příklad implementace SW KLID ve společnosti, která se zabývá logistikou. S managementem společnosti byla dohodnuta namátková kontrola plnění předepsaných zákonných povinností a jejich následná prezentace před zahraničním vlastníkem, která vedla k uzavření kontraktu o mapování provozních procesů a jejich implementace do softwaru SW KLID.

Lokalita: Česká republika

Zúčastněné subjekty: logistická firma se zahraničním vlastníkem a EASY FM.

STRUČNÉ SHRNUTÍ PROJEKTU:
Na úvod projektu proběhlo seznámení implementátorů s objekty areálu a vlastní činností společnosti. V rámci této prohlídky byly provedeny dva procesy:

1) mapování a identifikace hmotného vybavení, které podléhá zákonným revizím a kontrolám nebo servisním a údržbovým úkonům. Zjištění technických prvků a konstrukčních řešení staveb;
2) kontrola dodržování nařízení a norem vztahujících se k vizuálním nebo technickým prvkům BOZP a PO přímo na objektech a zařízeních (např. bezpečnostní značení apod.);
Následně byla provedena hloubková kontrola dostupné dokumentace vztahující se k existujícím a užívaným zařízením ve výrobě, skladování a budovách.

Byly podrobně vyhodnoceny jednotlivé dokumenty ve vztahu k jejich platnosti a formální správnosti.
U servisní dokumentace byl vyhodnocen a popsán proces servisních úkonů.

Bylo provedeno předvedení softwaru SW KLID a proškolení určených osob včetně školení členů představenstva.

Získané informace při vyhledávání a kontrole procesů byly implementovány do softwaru SW KLID.

Při vyhodnocení údržbových procesů byla posouzena a nastavena odpovědnost jednotlivých osob.

POPIS VÝCHOZÍHO STAVU:
Činností v oblasti zajištění podmínek a povinností v oblasti BOZP a PO a správě budov byl pověřen zaměstnanec bez odborného proškolení a potřebného vzdělání, a především s jinou hlavní náplní pracovní činnosti. To vedlo k zanedbávání zákonných povinností v této oblasti. Při namátkové kontrole OIP došlo k odhalení velkého množství pochybení. Následné sankce byly v řádu desítek tis. Kč a vedly k odchodu zaměstnance z firmy.

Vzhledem k odchodu pověřeného zaměstnance byly zákonné a provozní procesy při správě budov přiřazeny k běžné činnosti více zaměstnancům a tím došlo k nejasnostem v plnění jednotlivých požadavků. Při preventivní kontrole BOZP a PO odbornou firmou bylo zjištěno, že náprava předchozího stavu nebyla provedena.
Při úvodní kontrole areálu firmy a její dokumentace bylo zjištěno neplnění části revizní povinnosti na vyhrazených zařízeních. Některé revize zařízení byly po datu platnosti nebo nebyly vykonávány nikdy z důvodu neznalosti legislativy.
Servis zařízení byl prováděn s náhodnou kvalitou. Na některých zařízeních byly prováděny servisní úkony pečlivě, naopak část zařízení byla servisována pouze při poruše.
Kontrola prvků a značení BOZP a PO zjistila značná pochybení. Bezpečnostní značení a popisy byla neúplná nebo zcela chyběla. Některé nástroje neměly řádné kryty nebo návody. Na budovách nebyly všude správně označeny bezpečnostní prvky.
Plnění požadavků v oblasti správy budov a údržby byly nárazové a byly zajišťovány různými pracovníky na více pozicích. Odpovědnost za provádění revizní a servisní povinnosti byla na více objektech nejasná. Vedoucí pracovníci neměli přehled o plnění požadavků na údržbu zařízení z většiny úseků.
OČEKÁVANÉ CÍLE (přínosy):
Zajistit provádění jak zákonných, tak provizích a servisních procesů v požadovaném termínu. Po vyhodnocení jednotlivých činností provést jejich optimalizaci a tím snížení nákladů.

Zajistit jasné vymezení povinností jednotlivých zaměstnanců v oddělení správy budov a jejich zodpovědnost za plnění zákonných požadavků.

RIZIKA PROJEKTU:
Časové možnosti zaměstnanců při zajištění běžného pracovního procesu a zároveň účasti na programu ve stádiu implementace.
Určení pravomocí pověřeným zaměstnancům v rámci složité majetkové a personální struktury firmy.

POPIS OBJEKTU (stručný):
Skladovací objekt s administrativní vestavbou dělený na více sektorů včetně komunikací.
MILNÍKY A STRUČNÝ POPIS REALIZACE PROJEKTU:
Kontrola procesů v terénu: 2 dny
Kontrola dokumentace: 7 dní
Školení zaměstnanců: 2 dny
Implementace dat do softwaru: 7 dní

ČASOVÉ FAKTORY A DÉLKA REALIZACE PROJEKTU:
Projekt se realizoval cca 2 měsíce vzhledem k možnostem uvolnění zaměstnanců z běžného pracovního procesu.

POUŽITÉ LIDSKÉ ZDROJ (projektový tým):
Za klienta: 4 osoby
Za EASY FM: 1 osoba

POPIS VÝSLEDNÉHO STAVU:
Byla provedena kontrola jednotlivých zákonných a servisních procesů na objektu klienta a dohledána relevantní dokumentace.
Zjištěny neprovedené procesy např.:

• propadlé revize elektro rozvodů a spotřebičů
• propadlé revize plynového kotle v přístavbě
• propadlé revize zdvihacích zařízení – jeřáby 5 ks
• propadlé revize nouzového osvětlení
• propadlé školení zaměstnanců – vazač, obsluha plyn. zařízení
  nebo nepodchycené procesy např.:
• neprovedené revize elektro rozvodů vestavby
• nekalibrovaná čidla plynu v kotelně
• neprovedena kontrola žebříků a suchovodů
• neprovedena revize – kontrola nakládacích hydraulických ramp
• neprováděn servis na většině výrobních strojů (lisy, pásy) – řešeny pouze závady
• neprovedené revize regálů po přestavbě

Závady v provozu např.:
neukotvené regály, chybějící bezpečnostní značení.
Provedena prvotní implementace procesů do softwaru a nastavení lhůt včetně odpovědností, kontaktů a nastavení avizování.

DOSAŽENÉ EFEKTY:
Klienti získali představu o svých procesech vykonávaných v rámci facility služeb. Tyto výsledky mohou použít k optimalizaci procesů a organizaci provádění následných servisních a zákonných procesů včetně přípravy investičních a provozních plánů v příštích letech.
Klienti získali jistotu připomenutí provádění těchto procesů a možnost jejich optimalizace a současně byly nově nastaveny a kumulovány odpovědnosti jednotlivých pověřených zaměstnanců s důrazem na efektivitu a kontrolu prováděných procesů. Bylo provedeno jednoznačné dokumentované definování odpovědností interních pracovníků a tím byl jasně nastaven systém pro zvýšení ochrany společnosti před trestně právní odpovědností v dané oblasti.